5 klassiska inkorgspersonligheter och hur man svarar pÄ dem

BedrÀgerier, smarta pÄsar och festmÄnader

Alla har en tendens att lÀsa felaktiga e-postmeddelanden frÄn klienter. Tonerna vi hör i vÄra huvuden kan diktera vÄra svar, vilket lÀtt kan hindra arbetsförhÄllanden och pÄverka framgÄngen för ett projekt. TyvÀrr kan vi inte vÀlja vilka personligheter som landar i vÄr inkorg. Men vi kan försöka förstÄ dem och hitta vissa e-postmeddelanden, vilket hjÀlper oss att lÀra oss hur vi kommunicerar mer effektivt med kunder (utan att dra ut hÄret).

VÄrt PR-team har genererat en lista över de fem bÀsta typerna av personligheter vi ser varje dag i vÄr inkorg, tillsammans med lösningar för det bÀsta sÀttet att svara.

Hundaren

Du gick till sÀngs med en ren inkorg, bara för att vakna upp till ett skrÀmmande antal olÀsta e-postmeddelanden frÄn samma person; var och en diskuterar samma Àmne med ojÀmna tankar och idéer. Svarade du snabbt nog? Uppenbarligen inte, för nu har du Ànnu en massa olÀsta e-postmeddelanden som följer upp om du hade fÄtt de tidigare e-postmeddelandena. Plötsligt har din inkorg tagits över av en klient som behöver bekrÀftelse, konstant kommunikation och handhÄllning nÀr det passar dem.

Var lugn. Det handlar om att trÀna dina kunder genom att stÀlla in e-postgrÀnser. Svara inte pÄ dessa e-postmeddelanden direkt (sÄvida det inte finns en allvarlig kris). Skicka ett enda e-postmeddelande som bara adresserar relevant information som Àr avgörande för kampanjens framgÄng. Dessa e-postmeddelanden skapar en falsk kÀnsla av brÄdska och kommer bara att orsaka dig mer stress om du inte tar ett steg tillbaka och inser att denna spÀrr inte betyder att vÀrlden faller sönder. Hounders e-postpersonlighet vill helt enkelt veta att du Àr dÀr och lyssnar.

Romanen

Allt du behövde var ett enkelt svar pÄ en snabb frÄga eller ett snabbt citat angÄende de nyheter du driver. IstÀllet har du fÄtt den kommenterade versionen av Krig och fred. VÄrt bÀsta förslag? Skumma sidan tills du hittar nyckelord dÀr det faktiska svaret pÄ din ursprungliga förfrÄgan gömmer sig, eller vara extremt specifik i vad du ber om, vilket begrÀnsar deras förmÄga att avvika till tangenter.

NÀr du har gjort detta, förklara varför informationen de gav Àr viktig för kampanjens framgÄng. Var noga med att gÄ framÄt om de i sista minuten bestÀmmer sig för att dra ut en fantastisk möjlighet. NÀr allt kommer omkring kommer de nya e-postmeddelandena att visa sig vara din bÀsta tillgÄng för att hjÀlpa din klient att komma ihÄg beslut som de har gjort som har stoppat nÄgon framgÄng frÄn din sida.

The Selective Mute

Dessa kunder verkar vara omöjliga att nÄ under viktiga ögonblick i en kampanj. Det tar dagar att svara pÄ en ÄtgÀrd som behöver omedelbar uppmÀrksamhet, eller det tar veckor innan grönt ljus kommer i rÀtt tid. Radiotystnaden blir för mycket att hantera nÀr de slutar ringa till de obligatoriska konferenssamtal som de planerar varje vecka. För att hantera denna verklighet bör du förbereda allt material för framtida anvÀndning.

Samla information i förvÀg sÄ att du inte behöver lita pÄ deras nÀrvaro. Om de behöver grön ljus varje idé, fÄ ditt godkÀnnande i förvÀg i ett e-postmeddelande sÄ att du har tillstÄnd att gÄ efter möjligheter i rÀtt tid. Var inte rÀdd för att ringa din klient nÀr du sitter fast mellan en sten och en hÄrd plats och inte kan gÄ framÄt om de inte Àr tillgÀngliga.

GIF-er

Ibland Ă€r det svĂ„rt att inte skratta nĂ€r en klient Ă€r i gott humör och skickar en ovĂ€ntad GIF för att lyfta fram en framgĂ„ng, oavsett hur stor eller liten. Vi pratar dock om “GIF-erna” som oavbrutet skickar GIF-filer som blir slöseri med utrymme i vĂ„r inkorg.

KÀnn dig inte frestad att skicka GIF som svar; de Àr distraherande och kommer inte att hjÀlpa till i ditt lags produktivitet. GIF och memes kan snabbt bli övervÀldigande och missuppfattas inom nÄgra sekunder: Undvik att lÀsa in dem genom att helt enkelt ignorera dem. Denna regel gÀller Àven för emojis.

The Tattler

Älskar du inte det nĂ€r alla pĂ„ kontoret kopieras till ett e-postmeddelande som bara krĂ€ver den ursprungliga personens svar? Vi kallar dessa mĂ€nniskor Tattlers, eftersom de verkar vilja ha varje konversation i varje persons inkorg.

Diskretion och looping hos rÀtt mottagare verkar inte vara ett bekymmer. Antag alltid att alla e-postmeddelanden du skickar och tar emot kommer att ha yttre ögon pÄ det. Var medveten om innehÄllet i din e-post och mÀrk tydligt till vem du direkt skickar e-post till. Följ klientens protokoll nÀr du fortsÀtter att slinga i teamet, Àven om de engÄngs-e-postar dig. Detta gör det möjligt för klienten att lÄngsamt omforma sina CC-ing-tendenser.

LÀs mer om kontorkultur hÀr pÄ Tech.Co