5 sÀtt att minimera förhalning i ditt projektteam

BedrÀgerier, smarta pÄsar och festmÄnader

Att hÄlla tidsfrister Àr högsta prioritet för varje projektledare, sÀrskilt med tanke pÄ att affÀrsintÀkter och anseende stÄr pÄ spel. NÀr tidsfrister Àr normen finns det inget utrymme för förhalning eller elak prestanda. Förhalning inom ett team Àr en av de frÀmsta synderna som dödar produktiviteten och hindrar projektledare frÄn att hÄlla tidsfrister. Alltför ofta kÀnner chefer att förhalning Àr avsiktlig; vilket ofta inte Àr fallet. Förhalning kan förekomma av mÄnga anledningar, allt frÄn perfektionism till brist pÄ tydligt fokus. Som de sÀger:

“För att lĂ€ra dig mĂ„ste du först lĂ€ra dig.”

Du mÄste slÀppa det faktum att förhalning alltid Àr avsiktlig. För att hjÀlpa dig att minska förhalningen i dina projektteam presenterar vi dessa viktiga tips. Ta en titt.

Minska konstanta avbrott

Distraktioner Àr irriterande, sÀrskilt nÀr du mÄste uppfylla deadlines för ett stort projekt. Om dina teammedlemmar bombarderas med ad hoc-krav eller e-postmeddelanden hela tiden Àr det ingen överraskning att komma ur rÀtt spÄr. Ibland Àr arbetsbelastningen för mycket och dina teammedlemmar slutar att fördröja; vilket leder till förlust av produktiva timmar.

För att undvika sÄdana situationer kan du helt enkelt stÀlla in uppgiftsprioriteringar med hjÀlp av ett tillförlitligt schema för ditt team att följa under deras typiska arbetsdag. Bortsett frÄn det mÄste du ocksÄ uppmuntra dem att Àgna korta tidsblock för att lÀsa e-post, snarare Àn att göra det dÄ och dÄ. NÀr dessa avbrott har minskat kan dina teammedlemmar fokusera pÄ den uppgift som stÄr till hands, vilket kan leda till ökad produktivitet och moral.

Fokusera pÄ uppgiftsallokering

SÀttet du fördelar uppgifter till ditt team kan överbrygga klyftan mellan fördröjning och produktivitet. Om du helt enkelt skapar uppgifter och tilldelar dem till dina teammedlemmar, begÄr du ett rookie-misstag. För det mesta kan uppgiften verka skrÀmmande för medlemmarna, vilket fÄr dem att kÀmpa och inte göra nÄgra framsteg alls. I stÀllet för att tilldela mammutuppgifter, skapa underuppgifter för ditt lag och tilldela dem beroende pÄ deras styrkor.

Idén bakom rÀntebaserad fördelning Àr enkel. Ju mer dina medlemmar gillar sitt arbete, desto mindre Àr chansen att skjuta upp. NÀr de har slutfört dessa mini-leveranser, gratulera dem för att de uppnÄtt milstolparna. Att göra det skapar en kÀnsla av prestation hos individer, vilket gÄr lÄngt för att eliminera fördröjning och öka effektiviteten.

Genomför framstegsmöten

Även om det sjĂ€lvklart mĂ„ste du genomföra regelbundna framstegsmöten för att spĂ„ra projektutvecklingen. Det finns ingen ideal frekvens, men du kan börja med en vecko- eller halvveckamöte. Framstegsmöte kan genomföras med hela projektgruppen under ett tak, men interaktioner mellan en och en kan ge bĂ€ttre resultat. Anledningen: vissa medlemmar kan kĂ€nna sig tveksamma nĂ€r de talar i lagmöten och Ă€r mer bekvĂ€ma med en till en interaktion.

Enskilda interaktioner ger ocksÄ möjlighet att identifiera styrkor och svagheter hos medlemmarna, vilket gör att du kan göra nödvÀndiga förbÀttringar. Medan du genomför ett framstegsmöte; diskutera alltid kommande tidsfrister, granska pÄgÄende uppgifter, lyssna pÄ eventuella problem och utbyta feedback. NÀr medlemmar hörs och fÄr konstruktiv feedback, eftersom detta kan orsaka en dramatisk ökning av deras moral; vilket minimerar förhalning.

Uppmuntra gemensamt ansvar

Ansvar Ă€r en avgörande faktor nĂ€r det gĂ€ller att spĂ„ra individuella resultat. Att hĂ„lla en enskild person ansvarig för en uppgift kan skjuta dem pĂ„ bakfoten och fĂ„ dem att fördröja av rĂ€dsla för dom. Gemensam ansvarighet kan Ă„ andra sidan hjĂ€lpa kamrater att motivera varandra och prestera bĂ€ttre utan att behöva oroa sig för att vara ansvariga. Detta koncept fungerar pĂ„ linje med “grupptryck”, vilket Ă€r ett bra element att ha i projektledning, till skillnad frĂ„n allmĂ€n uppfattning.

Du bör dÀrför försöka utse flera personer för en uppgift för att sÀkerstÀlla att de motiverar varandra under svaga perioder. För att göra detta mÄste dina arbetsflöden vara tydligt definierade. För att komma igÄng kan du anvÀnda ett verktyg för projektledning.

BekrÀfta individuella insatser

Oavsett vad din affÀrsmodell Àr, mÀnniskor förvÀntar sig erkÀnnande och uppskattning för sitt arbete. Du kan sÀga att bekrÀftelse Àr direkt proportionell mot dina teammedlemmars motivationsnivÄer. Med andra ord Àr det troligt att teammedlemmarna levererar 100 procents anstrÀngningar i utbyte av uppskattning. För att det ska hÀnda kan du börja med ett klapp pÄ ryggen. Om du gÄr lÀngre kan du införa ett belönings- eller incitamentsprogram för att felicitera enskilda medlemmar för deras bidrag till projektet.

Ta dig tid att förklara en teammedlem att de Àr en av superhjÀltarna för projektet och se skillnaden i deras produktivitet.

LÀs mer om att förbÀttra produktiviteten pÄ TechCo