5 tips som hjÀlper dig att erövra ditt nÀsta videomöte

5 tips som hjÀlper dig att erövra ditt nÀsta videomöte

1. TÀnk pÄ tid och lÀngd pÄ möten

Vi har alla fastnat i möten som verkar gÄ ut för evigt. Men nÀr det gÀller ett videomöte kan bristen pÄ stimulans som uppstÄr nÀr man stirrar pÄ en skÀrm kÀnnas sÄ mycket mer. Du kan spara en del av denna potentiella smÀrta genom att vara strÀngare med möteslÀngder.

Det finns inga hÄrda och snabba regler om hur lÀnge ett möte ska vara. Det beror verkligen pÄ de personer du pratar med och mötets fokus. Men det Àr viktigt att försöka hÄlla videosamtal strukturerade och med en tidsbegrÀnsning i Ätanke.

Enligt en nyligen genomförd studie av Microsoft börjar koncentrationströttheten uppgÄ till cirka 30-40 minuter. Det Àr uppenbart att det Àr bÀst att hÄlla möten betydligt snygga om du vill ha en produktiv session.

“LĂ„nga videomöten kan drĂ€neras och ta bort energi som spenderas pĂ„ andra arbetsrelaterade uppgifter.” – Will Rose CCO Harqen.Ai

Vad du inte borde göra Àr att planera en hel dag med möten. Enligt samma Microsoft-rapport, under dagar som Àr fyllda med möten, tenderar stressnivÄer att krypa in vid cirka tvÄ timmars varumÀrket. Detta kan bara ha en negativ effekt pÄ allas produktivitet.

Se vÄr guide till de bÀsta Google Voice-alternativen

2. FrĂ„ga dig sjĂ€lv: ‘FörtjĂ€nar detta ett möte?’

Inte alla möten behöver vara möten.

Detta var sant innan den globala pandemin tog grepp, och ingen med sunda tankar har nÄgonsin pumpat nÀven i luften vid synen av Ànnu en mötesförfrÄgan. Innan du bjuder in alla till ditt nÀsta videosamtal, frÄga dig sjÀlv om det verkligen Àr motiverat och om de personer du bjuder in verkligen Allt mÄste vara dÀr.

Om du behöver feedback eller inlÀgg om ett Àmne, Àr ett videomöte det mest effektiva sÀttet att göra det? TÀnk pÄ de andra alternativen som Àr öppna för dig, till exempel e-post eller ett meddelande via Slack eller Google Chat.

Om ett möte Àr det bÀsta alternativet, se till att det finns en stram agenda som skickas till deltagarna i förvÀg sÄ att alla vet exakt vad de kan förvÀnta sig och kan komma beredda.

Behöver du bÀttre projektorganisation? Se vÄr sammanfattning av den bÀsta programhanteringsprogramvaran

3. Försök att undvika att prata över andra

VÀnta pÄ din tur.

FörestÀll dig scenen. Du Àr mitt i ett videomöte, pÄ vÀg att göra en mördare poÀng om de kvartalsvisa prognoserna som förmodligen kommer att ge dig en stÄende ovation, och sedan slÄr Michael frÄn Sales in med sin teori om onlineförvÀrv pÄ nytt (det kommer inte att hÀnda, Michael). NÀr det Àr din tur att tala har du helt glömt bort vad det var du skulle sÀga.

Den naturliga instinkt Ă€r att avbryta nĂ€r du vill göra en poĂ€ng. Men under ett videosamtal kan det vara förvirrande och skakande – sĂ€rskilt med mikrofördröjningar. SĂ„ lĂ€tt som det skulle vara att skylla pĂ„ Michael (pĂ„ allvar, den killen), Ă€r det bĂ€sta att göra att du skriver ner saker under videomötet.

Idéer, poÀng du vill ta upp, frÄgor till senare, anteckna allt, sÄ att nÀr du har chansen att prata kan du lÄta dig höras. Fördelarna med detta Àr tredubbla.

Först fÄr det dig att se ut som en ansedd och omtÀnksam bidragsgivare till mötet, sÄ bra gjort du. För det andra förhindrar det fulhet att prata över andra. För det tredje kan det upphÀva behovet av ett uppföljningsmöte, om du kan tÀcka alla viktiga detaljer. Vinn, vinn, vinn.

TillÄt gott om utrymme runt andra som pratar, se till att de faktiskt har avslutat sin poÀng innan du börjar din.

”Eftersom anslutningen kan stoppas via video och ljudet kan vara lite försenat, Ă€r det viktigt att pausa tillfĂ€lligt nĂ€r nĂ„gon Ă€r klar med att prata. PĂ„ det hĂ€r sĂ€ttet vet du att personen har avslutat sin tanke och det Ă€r tydligt att du hoppar in i konversationen. ” – Will Rose

4. TÀnk pÄ din omgivning

Ökningen av hemmets videosamtal har gett oss ett intimt fönster in i vĂ„ra medarbetares hemmiljöer, pĂ„ gott och ont. Visst, Jessicas kökstapeter knyter verkligen ihop rummet och Dionnes golden retriever Ă€r bedĂ„rande. Men ingen behöver se den saken Simon hĂ„ller pĂ„ sitt nattduksbord …

Ta dig tid att se till att utrymmet runt dig Àr lÀmpligt för ett videosamtal och bli av med allt som kan distrahera dig eller andra. TÀnk ocksÄ pÄ de mÀnniskor du kommer att prata med. En snabb chatt med kollegor kan vara avslappnad i soffan, men om du pratar med viktiga kollegor eller deltar i en extern intervju, försök en lite mer professionell miljö. Och lÄt dig inte frestas av de udda Zoom-bakgrunderna.

”Om det Ă€r ett internt möte med kollegor Ă€r det troligen mindre formellt och det skulle vara okej att ta samtalet frĂ„n en avslappnad plats. Om mötet Ă€r mer formellt, till exempel med en klient, internt ledarskap eller för en intervju, skulle det troligen vara bĂ€ttre att ta mötet frĂ„n ett bord med en ren bakgrund. ” – Will Rose