Hur man bemÀstrar de fyra kontorens kontorskommunikation

Hur man bemÀstrar de fyra kontorens kontorskommunikation

VÀrlden har aldrig varit mer kopplad Àn just nu. Med modern teknik Àr lÀnder över hela vÀrlden, bokstavligen, nÀra till hands. Varför verkar det sÄ svÄrt att sprida ordet om nÄgot sÄ enkelt som till exempel företagets picknick pÄ lördag, den nya HR-policyn förÀndras eller den stora nya kunden som sÀljteamet har uppvaktat i flera mÄnader?

Bra flöde för kontorskommunikation flödar ner till vad jag kallar, de ”fyra Ps” – portioner, förpackning, placering och punkt-i-tid. Med andra ord mĂ„ste du skicka meddelandet vid rĂ€tt tidpunkt, pĂ„ rĂ€tt plats och i snyggt förpackade, smĂ€ltbara bitar.

För ett Är sedan, min mobilapp och webbutvecklingsstudio, STRV, hade fÀrre Àn 50 anstÀllda som alla arbetade pÄ samma kontor, och vÄrt veckovisa företagsmöte var det mest effektiva sÀttet att sprida nyheter. Idag Àr vi ett team pÄ nÀstan 150, som arbetar pÄ fem kontor, i tvÄ lÀnder och i tre olika tidszoner.

FörstĂ„eligt nog vill mina anstĂ€llda inte vĂ€nta pĂ„ ett möte över hela företaget för att fĂ„ de senaste uppdateringarna om de projekt vi har landat eller om de nya startups vi arbetar med. De vill ha informationen omedelbart – i snyggt förpackade, smĂ€ltbara bitar, och jag klandrar dem inte. HĂ€r Ă€r hur var och en av de fyra P: erna kan se ut i ditt eget företag:

Delar

Du kan inte dumpa massor av information pÄ mÀnniskor pÄ en gÄng. Det Àr inte sÄ kontorkommunikation fungerar. Oddsen Àr att de inte kommer att lÀsa allt, Àn mindre smÀlta det de har lÀst. SÄ, först och frÀmst, ta reda pÄ vad dina anstÀllda vill veta. Dela sedan ut den informationen i bitar av bitar. Det sÀger sig sjÀlvt att mÀnniskor kommer att vara mer benÀgna att Ätminstone skumma ett memo, e-post eller flygblad om Àmnet intresserar dem.

Ett omrÄde som till exempel mest intresserar mina anstÀllda Àr de projekt vi arbetar med. Vi har en databas med all denna information, som Àr tillgÀnglig för alla i företaget, men vem ska verkligen ta sig tid att titta igenom det? IstÀllet vÀljer vi tvÄ projekt varje vecka för att presentera kontoret med relevant, kula-information om varje. Tekniken har visat sig vara mycket effektiv för att hÄlla anstÀllda informerade, men inte övervÀldigade.

Förpackning

Information mÄste smÀlts enkelt. Dina anstÀllda Àr upptagna mÀnniskor, sÄ glöm lÄnga stycken. Gör istÀllet ditt meddelande strukturerat, kort och till punkt. Stora bilder Àr uppmÀrksammande, liksom fÀrgglada, iögonfallande teckensnitt och stora rubriker.

Faktum Àr att visuella element ofta kan leda hem ett meddelande bÀttre Àn en massa text. Det Àr sÄ enkelt som det, sÄ kom igÄng nu.

Placering

TÀnk pÄ var du ska placera företagsinformation. Anslagstavlor kan verka som ett bra val, men de Àr ofta pÄ förbisedda platser. E-post, Ä andra sidan, kan lÀtt ignoreras. Som jag nÀmnde tidigare Àr möten över hela företaget bra plattformar för stora tillkÀnnagivanden, men kan ha en tendens att dröja lÀnge och bli överbelastade med onödig information som anstÀllda i allmÀnhet stÀller in.

Om du vill att ditt team faktiskt ska absorbera den information du ger dem, sĂ„ presentera nyheter pĂ„ platser dĂ€r det faktiskt kan lĂ€sas. Vi tejpar företagsmeddelanden, inklusive projektinformation, runt köket, vilket ger anstĂ€llda en chans att multitaska medan de vĂ€ntar pĂ„ sin morgonkaffe. En annan framtrĂ€dande lĂ€splats: badrumsbĂ„sarna (inget skĂ€mt – jag tog en undersökning). Vi kommer snart ocksĂ„ att utrusta vĂ„ra kontor med flera slutna TV-skĂ€rmar som kontinuerligt kommer att sĂ€nda textbaserade företagsvarningar om kommande hĂ€ndelser.

Tidpunkt

Timing, som de sÀger, Àr allt. Och den bÀsta tiden pÄ dagen för att leverera viktiga meddelanden till ditt team Àr pÄ morgonen nÀr de kÀnner sig friska och redo att börja dagen. Enligt min erfarenhet Àr tid och plats mycket sammankopplade nÀr det gÀller effektiv informationsdistribution. Stora meddelanden som görs i slutet av en arbetsdag kommer sannolikt att gÄ in i ett öra och ut i det andra. Men om varje person hÀlsas individuellt nÀr de gÄr in pÄ kontoret varje morgon med dagens viktigaste information, Àr mÄnga företagsledare överens om att kvarhÄllandet automatiskt ökar.

PÄ STRV arbetar vi med ett system som omedelbart pingar varje anstÀlld nÀr de anlÀnder till sina skrivbord med tillkÀnnagivanden om möten, evenemang och annan anvÀndbar information, vilket borde förbÀttra kontorkommunikationen ganska lite.

Jag tror starkt att det Àr en VD: s ansvar att anpassa sig till hur deras team fungerar. Det borde inte vara tvÀrtom. Ta reda pÄ hur dina anstÀllda bÀst bearbetar information och se till att de fÄr vad de behöver för att göra sina jobb effektivt.

LÀs mer om kontorkommunikation hÀr pÄ Tech.Co